隨著時代的發展、社會的進步,人類的環保意識逐漸增強,各行各業對辦公模式的需求也不斷升級。為了提高辦公效率,許多企事業單位、學校、銀行等都開始了無紙化辦公。
什么是無紙化辦公系統
簡單來說就是不用紙張,用互聯網進行辦公。主要傳媒工具是計算機、或是研發出的系統軟件。例如:網絡傳真、傳真服務器等現代化辦公工具,可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。
這種新型辦公模式大大減少了紙質文檔,打印、紙張使用等辦公費用也相應減少,避免了紙張浪費,同時保護了環境。無紙化辦公的概念已經存在很多年了,但直到最近幾年,智能手機、平板電腦以及眾多的云計算和協作工作軟件才真正開始將這一概念推向主流。
無紙化辦公系統的好處
1、無紙化辦公是指在無紙化辦公環境下不使用紙張的工作方式。無紙化辦公需要硬件、軟件和通信網絡的配合才能實現辦公體驗。
2、無紙化辦公不僅省時省力,還省錢。網絡辦公的實施,大大減少了紙質文件,打印、紙張等后續辦公費用也相應減少。
3、無紙化辦公將人們從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來,提高單位整體效率和信息的可控性,降低辦公成本,提高執行力,讓管理更加完善。
簡單來說,就是利用互聯網代替紙張進行辦公。主要的媒介工具是計算機,或者說是開發的系統軟件。例如:網絡傳真、傳真服務器等現代化辦公工具,無需紙筆即可實現各種業務和交易處理。這種新型辦公模式大大減少了紙質文檔,打印、紙張使用等辦公費用也相應減少,避免了紙張浪費,同時保護了環境。無紙化辦公的概念已經存在很多年了,但直到最近幾年,智能手機、平板電腦以及眾多的云計算和協作工作軟件才真正開始將這一概念推向主流。
無紙化辦公系統實施流程
首先,無紙化辦公需要通過硬件設備掃描文件上傳到服務器,通過系統編碼實現統一管理,可以根據不同部門、不同業務進行分類,保證文件的唯一性。同時內部有一個網絡結構,可以與各個部門進行通信,以便一個部門在需要時可以即時查看另一個部門的文件。最后,如果要實施文件簽署和審批,必須使用有國家機密和電子簽名的設備,這樣可以保證法律效力和安全,保護客戶和公司本身的權益
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