更新時(shí)間：2025-05-12 20:00:05
系統(tǒng)軟件開發(fā)
583合同管理軟件旨在創(chuàng)建、管理、跟蹤、存儲(chǔ)、保護(hù)和發(fā)送企業(yè)與其他方之間的合同和其他關(guān)鍵文檔。然而，僅僅了解什么是合同管理軟件并不能保證您最終會(huì)找到適合您獨(dú)特業(yè)務(wù)需求的最佳解決方案，我們將引導(dǎo)您了解如何選擇正確的合同管理系統(tǒng)。
什么是合同管理？
合同管理是指有人負(fù)責(zé)管理員工、供應(yīng)商或其他方的合同。管理合同是一種被忽視的管理形式。合同管理是管理合同創(chuàng)建、執(zhí)行和分析的過程，以最大限度地提高組織的運(yùn)營和財(cái)務(wù)績效，同時(shí)最大限度地降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。組織面臨著降低成本和提高企業(yè)績效的越來越大的壓力。事實(shí)證明，合同管理是一個(gè)非常耗時(shí)的業(yè)務(wù)要素，這促進(jìn)了對(duì)有效的自動(dòng)化合同管理系統(tǒng)的需求。
合同管理系統(tǒng)用于管理法律合同的創(chuàng)建、談判、簽署、續(xù)簽和數(shù)據(jù)分析。它使業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)能夠在一個(gè)統(tǒng)一的工作空間中大規(guī)模自助服務(wù)、簽訂協(xié)議并管理日常合同。大多數(shù)涉及承包商的復(fù)雜項(xiàng)目現(xiàn)在都使用合同管理軟件，而不是依賴于紙質(zhì)合同的手動(dòng)管理。它已成為跟蹤涉及成本的多種活動(dòng)的重要工具，對(duì)于自動(dòng)化管理、確保合規(guī)性、監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)行報(bào)告和觸發(fā)警報(bào)特別有用。除了這些類型的功能之外，合同管理軟件系統(tǒng)還為員工提供一個(gè)集中存儲(chǔ)庫，使員工可以在一個(gè)地方快速訪問所有合同。將合同存儲(chǔ)在多個(gè)位置可能會(huì)延遲并擾亂合同流程。合同管理軟件可以通過無代碼或低代碼開發(fā)平臺(tái)自主開發(fā)，也可以選擇個(gè)性化的定制開發(fā)服務(wù)，兩種方式都可以滿足需求。
合同管理系統(tǒng)的功能
公司的合同管理系統(tǒng)不僅列出了這些重要細(xì)節(jié)，還控制了公司賣家可能無法正常運(yùn)作的風(fēng)險(xiǎn)。合同管理系統(tǒng)的功能包括：
倉儲(chǔ)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同
核心工作流程管理系統(tǒng)，用于促進(jìn)和管理新合同的起草和執(zhí)行。
適應(yīng)供應(yīng)商關(guān)系及其互動(dòng)的靈活性
供應(yīng)商到期的里程碑日歷
合同生命周期內(nèi)管理信息和活動(dòng)的清單
合規(guī)監(jiān)控
指示預(yù)期行為發(fā)生變化的警報(bào)
商定的交貨時(shí)間表以及跟蹤它們的能力
每個(gè)產(chǎn)品線和供應(yīng)商的價(jià)格和預(yù)算。
記錄存托憑證以持有公司使用的實(shí)時(shí)合同和標(biāo)準(zhǔn)合同。
任何事件管理問題。
要求主管部門對(duì)任何不遵守合同的行為作出回應(yīng)。
征求建議書(RFP) 管理包括：基于模板的創(chuàng)建。創(chuàng)建交互式和動(dòng)態(tài)的工作流程管理。貫穿整個(gè)生命周期的結(jié)構(gòu)化RFP 管理。
合同管理，包括：基于模板的創(chuàng)建。創(chuàng)建交互式和動(dòng)態(tài)的工作流程管理。整個(gè)生命周期的結(jié)構(gòu)化合同管理。
將顯示哪些合同的管理信息：具有最大的潛在風(fēng)險(xiǎn)、管理成本高昂、具有最大價(jià)值、即將續(xù)簽、管理時(shí)間過長。
合同管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
當(dāng)公司達(dá)到足夠規(guī)模或成長階段時(shí)，往往會(huì)在合同管理上進(jìn)行投資，這意味著合同數(shù)量正在失控。這里的風(fēng)險(xiǎn)很快就會(huì)增加，因此現(xiàn)在是控制這一過程的好時(shí)機(jī)。
以下是實(shí)施合同管理系統(tǒng)的一些主要好處：
優(yōu)點(diǎn)一：更快
從最終模板進(jìn)行修改比從頭開始編寫文檔更快。以數(shù)字方式組織多個(gè)文檔比每次手動(dòng)組織要快得多。物理合同中涉及的手動(dòng)流程、協(xié)作、談判和簽名都可以更快地進(jìn)行。
優(yōu)點(diǎn)二：協(xié)作
您的新雇主已向您發(fā)送了一份合同。您想接受，但開始日期錯(cuò)誤。你必須給他們打電話；他們?cè)赪ord 文檔中進(jìn)行更改，將其導(dǎo)出為PDF，打印，通過郵件發(fā)送，幾天后就會(huì)送達(dá)。但他們弄錯(cuò)了你的地址。我們又去了。借助合同管理軟件，各方都可以立即更改實(shí)時(shí)文檔。
優(yōu)點(diǎn)三：可共享
文件準(zhǔn)備好后，可以將其鏈接通過電子郵件發(fā)送給所有相關(guān)方，無論是需要審閱該文件的同事還是需要簽署該文件的交易對(duì)手。
優(yōu)點(diǎn)四：可搜索
在數(shù)字系統(tǒng)中存儲(chǔ)和管理合同意味著一定程度的可搜索性，與手動(dòng)處理相比可以節(jié)省大量時(shí)間。在幾毫秒內(nèi)以數(shù)字方式找到具體結(jié)果顯然比在文件柜中尋找線索更好。
優(yōu)點(diǎn)五：安全性
過去，敏感合同的安全程度通常取決于其被鎖在文件柜中的程度。合同管理系統(tǒng)通常使用加密和復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，將所有合同安全地鎖定在多層密碼后面。最好的解決方案具有極其強(qiáng)大的防御機(jī)制來保證數(shù)據(jù)安全。
優(yōu)點(diǎn)六：定期備份
實(shí)物合同也容易因火災(zāi)和洪水等不可預(yù)見的事件而丟失或毀壞，這可能使當(dāng)事人不確定自己的權(quán)利和義務(wù)。合同管理系統(tǒng)解決方案可以無限期存儲(chǔ)文檔并定期備份，以消除丟失風(fēng)險(xiǎn)。
優(yōu)點(diǎn)七：可擴(kuò)展性
如果您每月需要10 個(gè)銷售協(xié)議突然變成500 個(gè)，那么您最不希望看到的就是法律瓶頸。用戶依賴合同管理軟件，因?yàn)樗麄兛梢钥焖僭黾觿?chuàng)建的合同數(shù)量，而無需額外的人員或預(yù)算。解決方案需要易于采用才能成功擴(kuò)展。
優(yōu)點(diǎn)八：全球性
全球協(xié)議是企業(yè)不再需要承擔(dān)的業(yè)務(wù)成本。用戶現(xiàn)在可以立即使用合同管理軟件來確保與世界另一端的客戶簽訂服務(wù)提供商協(xié)議，并且無論身在何處都可以共享和協(xié)作處理法律文件。
優(yōu)點(diǎn)九：無限性
公司可能需要保留數(shù)千份合同，這個(gè)數(shù)字只會(huì)隨著時(shí)間的推移而增長。合同管理軟件意味著這個(gè)存儲(chǔ)問題是云存儲(chǔ)問題，而不是倉庫采購問題。找到合同也很容易，而不必從地下室挖出實(shí)際的副本。
選擇合適的合同管理系統(tǒng)
在不斷發(fā)展的過程中，隨著業(yè)務(wù)量的積累，簽訂的合同數(shù)量逐漸增多，大量的合同信息需要人工處理。如果仍然按照傳統(tǒng)方式管理合同，將會(huì)引發(fā)一系列問題。工作效率低下，合同信息核對(duì)過程麻煩，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。推來客合同管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。所有合同信息統(tǒng)一在線管理，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)合同金額，記錄合同違約信息、索賠信息、賬單信息。通過使用此管理系統(tǒng)，您可以輕松管理所有合同文檔、跟蹤支出、協(xié)商更好的交易并降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。其他有益的成果包括有機(jī)會(huì)消除多余的庫存、提高合同合規(guī)性和團(tuán)隊(duì)效率。
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